文秘的分類工作內(nèi)容

秘書在一個(gè)公司企業(yè)中是不可少的，對(duì)于文秘的分類你了解有多少，今天小編給大家介紹文秘的分類，歡迎大家閱讀，

一、按職業(yè)分類

1、公務(wù)秘書

2、私人秘書。

二、按業(yè)務(wù)范圍分類

1、通用秘書

2、行業(yè)秘書，

三、按工作崗位分類

1、綜合秘書

2、專業(yè)秘書

四、按輔助對(duì)象分類

1、集體秘書

2、個(gè)人秘書

秘書的分層

一、組織級(jí)別上區(qū)分

1、中央秘書層

2、地方秘書層

3、基層秘書層

二、從輔助功能上區(qū)分

1、決策輔助層秘書

2、事務(wù)處理層秘書

3、技術(shù)操作層秘書

三、從職位分類上區(qū)分

1、高級(jí)公務(wù)員層秘書

2、中級(jí)公務(wù)員層秘書

3、初級(jí)公務(wù)員層秘書

秘書工作內(nèi)容

一、文字工作，就是各種文稿的記錄、撰擬和校核工作。包括內(nèi)容1、文字記錄2、文稿的撰擬3、文稿的校核，

二、文書工作，就是對(duì)來(lái)往文書的處理工作。包括內(nèi)容1、發(fā)文處理2、收文處理，

三、信息工作，就是信息的搜集、加工、專遞和存貯工作。包括內(nèi)容1、信息的加工2、信息的提供。

四、協(xié)調(diào)工作，就是調(diào)整和改善部門與部門之間、工作與工作之間關(guān)系的工作。包括內(nèi)容1、部門關(guān)系協(xié)調(diào)2、工作協(xié)調(diào)。

五、督查工作，就是對(duì)決策實(shí)施、中心工作、重要布置及領(lǐng)導(dǎo)者交辦事項(xiàng)的督促檢查工作。

六、信訪工作，就是處理人民群眾來(lái)信和接待人民群眾來(lái)訪的工作。包括內(nèi)容1、辦信2、接訪。

七、議案和提案工作，就是對(duì)人大、政協(xié)和職代會(huì)鎖提議案和提案的辦理工作。包括內(nèi)容1、議案的辦理2、提案的辦理，

八、機(jī)要工作，就是經(jīng)管重要秘密事項(xiàng)，使秘密特別使國(guó)家秘密不被泄露的工作。包括內(nèi)容1、秘密文件的保密2、會(huì)議的保密3、辦公設(shè)備的保密

九、會(huì)議工作，就是各種會(huì)議的籌備、組織和服務(wù)工作。

十、接待工作，就是對(duì)各類客人迎送、招待和服務(wù)工作1、對(duì)外賓的接待2、對(duì)內(nèi)賓的接待。

十一、隨從工作，就是領(lǐng)導(dǎo)者到異地觀察、調(diào)研、開(kāi)會(huì)和參觀等服務(wù)性工作它包括外出前的準(zhǔn)備、外出期間的安排和外出結(jié)束后的總結(jié)工作。

十二、值班工作，就是在機(jī)關(guān)值班室固定或輪流擔(dān)任的工作。

十三、印信工作，就是機(jī)關(guān)印章、領(lǐng)導(dǎo)者名章和各種戳記等的刻制、使用和保管工作。

十四、通訊工作，就是對(duì)電話、電傳和傳真等通訊設(shè)備的操作與管理工作。

十五、其工作就是領(lǐng)導(dǎo)者臨時(shí)交辦的事項(xiàng)核對(duì)突發(fā)事件的處理。

秘書工作的作用

一、參謀助手作用，主要表現(xiàn)：1、為領(lǐng)導(dǎo)工作出主意、想辦法提預(yù)案2、向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供資料、提供信息、提供咨詢3、做好事務(wù)工作，盡量減輕領(lǐng)導(dǎo)在工作上的負(fù)擔(dān)。

二、溝通協(xié)調(diào)作用(溝通是協(xié)調(diào)的前提，協(xié)調(diào)是溝通的結(jié)果，溝通貫穿與協(xié)調(diào)的全過(guò)程)

三、督促檢查作用。

秘書工作的一般特征

一、機(jī)要性與群眾性相統(tǒng)一

二、綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一。

三、事務(wù)性思想性相統(tǒng)一。

四、被動(dòng)性與主動(dòng)性相統(tǒng)一。

五、經(jīng)常性與突擊性相統(tǒng)一。

秘書工作的本質(zhì)特征

一、貼近領(lǐng)導(dǎo)核心，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作1、從秘書與領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系來(lái)看，秘書工作具有貼近領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)。2、從秘書工作的運(yùn)行軌道看，秘書工作具有向心運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)3、從秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)工作的時(shí)間特征來(lái)看，秘書工作具有與領(lǐng)導(dǎo)工作同步運(yùn)轉(zhuǎn)的特點(diǎn)。

二、不在領(lǐng)導(dǎo)職位，參謀領(lǐng)導(dǎo)之政

三沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力，隱含領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力。

四、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，反映群眾利益 秘書學(xué)的相關(guān)學(xué)科

一、決策學(xué) 二、管理學(xué) 三、行政學(xué) 四、文書學(xué) 五、應(yīng)用寫作學(xué) 六、心理學(xué) 七、公共關(guān)系學(xué)。

秘書工作的起源

一、轉(zhuǎn)說(shuō)中的秘書工作 二、有文字記載的秘書工作 三、產(chǎn)生秘書工作的條件我國(guó)秘書工作的發(fā)展

一、西周至春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期 二、秦漢時(shí)期 三、魏晉南北朝時(shí)期 四、隋唐時(shí)期 五、宋元時(shí)期 六、明清時(shí)期 七、辛亥革命時(shí)期 八、國(guó)民到政府時(shí)期 九、中國(guó)共產(chǎn)黨建黨初期及抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期 十、解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期 國(guó)外秘書概況

美國(guó)

一、美國(guó)對(duì)秘書的定義1、全面處理公司行政工作，以減輕公司管理人員較次要的行政事務(wù)及辦公室工作2、能夠運(yùn)用速記記錄口供3、能夠使用翻譯機(jī)將口述或復(fù)制的記錄信息譯成文字4、安排上司的約見(jiàn)并就此提醒上司5、接待辦公室的來(lái)訪客人6、接打電話7、處理是上司的重要私人郵件，撰寫日常信函8、對(duì)辦公室奇特工作人員進(jìn)行監(jiān)督9、整理公司人事檔案。二、美國(guó)秘書分類1、行政秘書2、信函秘書。

日本

一、日本對(duì)秘書的定義

1、指“幫助上司處理各種事務(wù)的公務(wù)員”，即私人秘書2、指政府機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體中日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人。

二日本秘書的分類1、見(jiàn)習(xí)秘書2、初級(jí)秘書3、中級(jí)秘書4、高級(jí)秘書

英國(guó)

一、英國(guó)秘書定義

1、公司、企業(yè)、辦事處、營(yíng)業(yè)廳中的雇員，其職責(zé)為處理通信、整理記錄、安排會(huì)見(jiàn)，往往是有地位、有財(cái)富人士的助手2、非贏利團(tuán)體的負(fù)責(zé)人3、政府官員。

二、英國(guó)秘書的分類1、國(guó)家秘書2、高級(jí)秘書3、私人秘書。

俄羅斯

一、俄羅斯秘書的職責(zé)1、做好速記工作2、接受和整理來(lái)文，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候整理發(fā)文3、接打電話，組織接待，其中包括對(duì)訪問(wèn)者的接待和服務(wù)工作4、做好領(lǐng)導(dǎo)人的活動(dòng)日記，幫助領(lǐng)導(dǎo)人安排工作日程和活動(dòng)計(jì)劃，提醒領(lǐng)導(dǎo)人主義計(jì)劃中等待解決的問(wèn)題5、安排領(lǐng)導(dǎo)人的公務(wù)旅行，并制定路線和計(jì)劃6、簽收和登記公文，包括領(lǐng)導(dǎo)人的往來(lái)函件，裝訂文件及立卷7、組織并參加會(huì)議服務(wù)工作，包括制定日程表和做好會(huì)議記錄8、即使處理領(lǐng)導(dǎo)辦公室事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)人擺脫大量繁雜的日常工作，保存好辦公室內(nèi)的文件和案卷9、準(zhǔn)確提供信息，即提供書本知識(shí)、參考資料以及載有所需情報(bào)和資料的其它文獻(xiàn)，在領(lǐng)導(dǎo)可能感興趣之處作出醒目標(biāo)志10、組織和領(lǐng)導(dǎo)屬于秘書管轄下的全體業(yè)務(wù)員的工作11、提供領(lǐng)導(dǎo)人和工作人員使用的問(wèn)句與辦公用品12、制定一般性的規(guī)章制度。

二、俄羅斯秘書職位的要求1、具備一定的業(yè)務(wù)技能(如速記、打字等)2、具有組織經(jīng)驗(yàn)3、可靠性、有效性和責(zé)任心強(qiáng)，愿意擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)人規(guī)定的大部分與辦公室有關(guān)的任務(wù)，并保證可靠而有效的完成任務(wù)。4、具有獨(dú)立性和主動(dòng)精神，能獨(dú)立解決各種問(wèn)題5、善于外交，嚴(yán)守秘密，無(wú)論回答詢問(wèn)、電話交談或與來(lái)訪者交談，都能遵守這些原則6、工作準(zhǔn)確嚴(yán)密，包括提供文件、安排會(huì)議準(zhǔn)確無(wú)誤7、忠誠(chéng)于領(lǐng)導(dǎo)，忠實(shí)于工作，特別是要同領(lǐng)導(dǎo)建立良好關(guān)系8、注重個(gè)人形象和個(gè)人素質(zhì)，著裝整潔，性格溫和，語(yǔ)言幽默，樂(lè)于助人，注意力集中，為人謙遜，求知欲強(qiáng)，酷愛(ài)閱讀，工作上善于靈活應(yīng)變。

秘書的政治素質(zhì)

一、道德修養(yǎng)

1、道德意識(shí)修養(yǎng)2、道德情感修養(yǎng)。

二、職業(yè)道德修養(yǎng)

1、新時(shí)期秘書的職業(yè)道德(1)忠于職守，熱愛(ài)本職(2)服從領(lǐng)導(dǎo)(3)兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨(4)謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道。(5)實(shí)事求是，熱情服務(wù)。(6)遵紀(jì)守法，廉潔奉公(7)恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密(8)轉(zhuǎn)變觀念，勇于創(chuàng)新(9)善于協(xié)調(diào)，嚴(yán)于管理(10)刻苦學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)2、其他應(yīng)具有的道德素質(zhì)如計(jì)算機(jī)技術(shù)或速記打字技術(shù)等 秘書的知識(shí)素質(zhì)

一、基礎(chǔ)知識(shí)(文、史、哲、數(shù)、理、化以及天文、地理、生物、心理等)

二、專業(yè)知識(shí)1、

行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)2、秘書工作的專業(yè)知識(shí) 三、秘書工作的相關(guān)知識(shí)1、管理方面的知識(shí)2法律方面的知識(shí)3、經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)4、金融方面的知識(shí)5、財(cái)稅方面的知識(shí) 秘書的心理素質(zhì)與健康素質(zhì)

一、心理素質(zhì)1、保持樂(lè)觀而穩(wěn)定的情緒在工作中充滿活力2、能充分認(rèn)識(shí)自己公正的評(píng)價(jià)他人3、有較強(qiáng)的事業(yè)心和目標(biāo)意識(shí)4、積極進(jìn)取勇于探索刻意創(chuàng)新5、意志堅(jiān)韌，并善于自我克制6、人格健全，有鮮明且較完善的性格7、豁達(dá)寬容，自尊敬人遵守諾言，言行一致8、樂(lè)于交往，建立并保持和諧的人際關(guān)系9、能夠做到個(gè)人行為同組織行為和公眾利益協(xié)調(diào)一致10、在變化的社會(huì)環(huán)境中能保持良好的心理順應(yīng)。

二、秘書的健康素質(zhì)1、人群健康德十項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)2、秘書工作的恢復(fù)法(1)椅子健美操(2)上半身推或拉(3)低身推或拉(4)交替蹲坐(5)辦公桌推起

秘書的情商與智商

@一、情商 (一)情商：情商是指良好的道德情操;是樂(lè)觀幽默的品行;是具有克服困難的勇氣;是自我激勵(lì)、持之以恒的韌性;是同情關(guān)心他人的善良;是善于與人相處，把握自己和他人情感的能力。(二)、情商的構(gòu)成1、自我意識(shí)2、自我激勵(lì)3、情緒控制4、人際交往5、對(duì)挫折的承受力

@二、智商(一)智商：英文簡(jiǎn)稱IQ，是通過(guò)測(cè)驗(yàn)測(cè)量出來(lái)的人的智力指數(shù)是受測(cè)者在智力測(cè)試上所得的分?jǐn)?shù)，是一個(gè)人與相同智力年齡或同社會(huì)階層的人相比較智力的高低，它反映了被測(cè)者在測(cè)驗(yàn)題目上的表現(xiàn)(二)智商的構(gòu)成1、增強(qiáng)觀察力2、增強(qiáng)想象力3、增強(qiáng)記憶力4、增強(qiáng)思維能力5、增強(qiáng)創(chuàng)造力《青年創(chuàng)業(yè)指南》中指出：十二種素質(zhì)：適應(yīng)能力、競(jìng)爭(zhēng)性、自信、紀(jì)律、動(dòng)力、誠(chéng)實(shí)、組織、毅力、說(shuō)服力、冒險(xiǎn)、理解、視野。美國(guó)的勞工部21世紀(jì)就業(yè)技能調(diào)查委員會(huì)提出五打能力：統(tǒng)籌能力、合作及交際能力、獲取并利用信息的能力、系統(tǒng)動(dòng)作能力。三大基礎(chǔ)：能力基礎(chǔ)、思維基礎(chǔ)、素質(zhì)基礎(chǔ)

秘書禮儀修養(yǎng)與形象

一、禮貌禮節(jié)的概念(一)@禮貌：是人與人在接觸過(guò)程中，相互表示敬重和友好的行為。@(二)禮節(jié)：是人們?cè)谌粘Ｉ钪校貏e是在交際場(chǎng)合，相互問(wèn)候、致意、祝愿以及表示互相尊重的慣用形式

一、儀容(一)具體作用體現(xiàn)1、掩瑕揚(yáng)瑜，美化形象2、輔佐社交(二)儀容修飾的主要內(nèi)容1、發(fā)式2、面容3、頸部4、手部 二、儀表(一)儀表美的注意事項(xiàng)1、注意儀表的協(xié)調(diào)2、注意色彩的搭配3、注意場(chǎng)合

三、儀態(tài)(站姿、坐姿、走姿、氣質(zhì)1、學(xué)會(huì)自我控制2、接受職業(yè)影響3、行為需要反向

四、1、TPO原則2、整體性和整潔性原則

秘書交談禮節(jié)

一、談吐的儀態(tài)

(一)交談時(shí)一定要保持飽滿的精神和自然大方的表情，以及親切誠(chéng)懇的態(tài)度。

(二)與交談?wù)叩哪抗鈶?yīng)平視，舉止、體態(tài)要合乎基本的禮儀規(guī)范

(三)談話時(shí)，應(yīng)盡量使用有聲語(yǔ)言來(lái)表達(dá)，不要過(guò)分夸張的使用體態(tài)動(dòng)作

(四)談到一時(shí)想不起來(lái)的事情時(shí)，不要過(guò)分的表現(xiàn)出緊張的神態(tài)

(五)失口、失態(tài)都是不禮貌的表現(xiàn)

二、話題的選擇

(一)選擇交談?wù)呦猜剺?lè)道的話題

(二)選擇雙方都熟悉的話題

(三)回避他人忌諱的話題1、個(gè)人的私生活問(wèn)題不宜交談2、令人不快的事情不宜發(fā)生3、涉及他人長(zhǎng)短的話題不宜交談

三、說(shuō)話的藝術(shù)(一)談話指出要有必要的寒暄(二)要注意態(tài)度真誠(chéng)

(三)要注意語(yǔ)言精練(四)要注意言辭有禮(五)語(yǔ)速適中，語(yǔ)調(diào)柔和

四、聆聽(tīng)藝術(shù)

(一)1、人闡發(fā)自己的意見(jiàn)時(shí)，作為聽(tīng)者要與說(shuō)話人交流目光，適當(dāng)?shù)狞c(diǎn)頭或做一些手勢(shì)，表示自己在注意傾聽(tīng)，不時(shí)的使用“哦”、“嗯”、“太好了”之類的語(yǔ)氣詞，已引起對(duì)方繼續(xù)談話的興致2、在聆聽(tīng)別人談話時(shí)，要克服一些不良動(dòng)作和姿態(tài) (二)通過(guò)聆聽(tīng)，一方面可以得到必要的信息，另一方面是對(duì)方感到受到了重視正確的做法應(yīng)該是1、全神貫注，認(rèn)真聆聽(tīng)2、態(tài)度積極，適時(shí)呼應(yīng)3、表現(xiàn)親切，自然應(yīng)答 秘書工作指導(dǎo)思想一、三服務(wù)單位指導(dǎo)思想“三服務(wù)”(一)努力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)(二)為同級(jí)和上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)

(三)為基層服務(wù) 五個(gè)“必須”(一)必須始終把馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想作為秘書工作的指南。(二)必須始終把講政治、八將黨的方針政策作為秘書工作的靈魂(三)必須始終把圍繞中心、服務(wù)大局作為秘書工作的主題(四)必須始終把保持良好作風(fēng)作為做好秘書工作的保證(五)必須始終把與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)闊創(chuàng)新作為秘書部門工作的動(dòng)力 六個(gè)“意識(shí)”(一)學(xué)習(xí)意識(shí)(二)開(kāi)拓意識(shí)(三)服務(wù)意識(shí)(四)效率意識(shí)(五)激勵(lì)意識(shí)(六)清正意識(shí)

二、秘書工作新的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”1、由習(xí)慣用手工操作，按部就班完成工作任務(wù)，想借助先進(jìn)設(shè)備快速完成任務(wù)轉(zhuǎn)變2、由習(xí)慣用常規(guī)的辦法完成工作任務(wù)，向采用超長(zhǎng)的辦法完成任務(wù)轉(zhuǎn)變3、由習(xí)慣憑老經(jīng)驗(yàn)完成工作任務(wù)，向勇于探索新途徑轉(zhuǎn)變。

三\、秘書工作的“三化”即秘書工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化

四、做好參謀工作的原則(一)參謀的原則1、定位原則2、超前原則3、信息原則4、協(xié)調(diào)原則5、合法原則6、忠誠(chéng)原則 (二)做好參謀工作的方法1、參謀不能越位2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖參謀3、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法(1)直接觀察與間接了解相結(jié)合(2)加強(qiáng)溝通，善于運(yùn)用多種信息溝通反方式(3)加強(qiáng)聽(tīng)知能力的培養(yǎng)(4)正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖(5)心細(xì)如發(fā)，掌握方法4、決策前多參謀，決策后多反饋(決策前參謀有三種類型：順向參謀、逆向參謀、側(cè)向參謀)

秘書接待工作的意義

一、擴(kuò)大交往合作，轉(zhuǎn)播本單位文化，塑造本單位的“形象品牌” 二、獲得效益，牽線搭橋，架起合作的橋梁 接待工作的基本原則

一、一般原則1、誠(chéng)懇熱情2、講究禮儀3、細(xì)致周到4、儉省節(jié)約，按章辦事5、保守秘密6、對(duì)口接待，分工負(fù)責(zé)

二、外事接待工作的基本原則1、平等互利的原則2、依法辦事的原則3、內(nèi)外有別的原則4、文明禮貌的原則 秘書接待工作禮儀

一、禮儀自身的特點(diǎn)1、普遍性2、繼承性3、差異性4、融合性

二、禮儀的基本原則1、寬容的原則2、敬人的原則3、自律的原則4、遵守的原則5、適度的原則6、真誠(chéng)的原則7、從俗的原則8、平等的原則

三、一般接待禮儀1、迎客禮儀2、待客禮儀3、送客禮儀4、接待禮儀的注意事項(xiàng)(1)是迎接賓客進(jìn)行賓主介紹時(shí)，一般由禮賓人員或我方迎候人員中身份最高者率先將我方迎候人員按一定順序一一介紹個(gè)客人，然后再由客人中身份最高者將客人按一定順序介紹個(gè)主人(2)是送別時(shí)可在貴賓室與賓客稍敘友誼，或舉行專門的歡送儀式(3)是在機(jī)場(chǎng)迎送賓客時(shí)送花顏色不拘，送女士花籃花環(huán)一般送男士。花束和花籃也可送至賓客下達(dá)的旅館。

四、接待準(zhǔn)備1環(huán)境準(zhǔn)備2、接待工作心理準(zhǔn)備3、接待工作信息準(zhǔn)備

五、接待工作的程序1、熱情迎客2、誠(chéng)懇待客3、禮貌送客4、接待工作的落實(shí)和檢查 六、秘書溝通協(xié)調(diào)的特點(diǎn)1、非權(quán)力支配性2、非職責(zé)限定性3、非確定地位性4、認(rèn)同疏導(dǎo)性

七、有效溝通的原則1、可信賴原則2、一致性原則3、內(nèi)容針對(duì)性原則4、明確性原則5、連貫性原則6、選擇已有渠道原則7、適應(yīng)接受者接受能力的原則

八、有效溝通的方法

(一)有效傾聽(tīng)1、有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備工作2、有效傾聽(tīng)的方法3、創(chuàng)造良好的傾聽(tīng)環(huán)境4、克服有效傾聽(tīng)中的障礙

(二)有效提問(wèn)1、如何實(shí)現(xiàn)有效提問(wèn)2、如何有效自信的提出要求3、如何禮貌的拒絕對(duì)方的要求4、注意事項(xiàng)

(三)與不同對(duì)象的有效溝通1、與上司溝通(1)不要以自己的看法代替上司的治理，自作聰明只會(huì)適得其反(2)傳達(dá)上司的指令，有把握時(shí)機(jī)和場(chǎng)合(3)向上司匯報(bào)工作有突出重點(diǎn)，刪繁就簡(jiǎn)，言簡(jiǎn)意賅，并恭請(qǐng)上司點(diǎn)評(píng)4、批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要注意維護(hù)其威信5、注意事項(xiàng)

(四)運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)溝通手段1、電子郵件2、網(wǎng)絡(luò)電話3、網(wǎng)絡(luò)傳真4、網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布(五)橫向溝通與縱向溝通(自上而下、自下而上)(六)有效交流的方式1、電話溝通2、書面交流3、面對(duì)面交流

辦公室環(huán)境維護(hù)與管理

一、空間環(huán)境的維護(hù)與管理

二、色彩環(huán)境的維護(hù)與管理

三、空氣環(huán)境的維護(hù)與管理

四、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境的維護(hù)與管理

五、光線環(huán)境的維護(hù)與管理

六、人文環(huán)境的維護(hù)與管理 辦公室日常事務(wù)

一、電話事務(wù)處理1、打電話2、接電話

二、電話禮儀1、及時(shí)向?qū)Ψ綖楹?、盡量使用禮貌用語(yǔ)3、聲音溫和，語(yǔ)氣自然愉快，面帶微笑4、吐字清晰5、熱心周到6、通話簡(jiǎn)捷、高效

信件郵件的管理

一、分類 二、拆封 三、登記 四、分送 五、閱辦 六、復(fù)信 七、查對(duì) 八、寄發(fā) 值班事務(wù)管理

一、值班工作的組織形式

1、專職性值班2、輪流性值班3、電話值班 二、值班的工作內(nèi)容1、通訊聯(lián)絡(luò)2、公務(wù)接待3、處理緊急問(wèn)題和突發(fā)事件4、承辦領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的工作 三、值班工作制度1、崗位責(zé)任制度2、值班記錄制度3、交接班制度4、請(qǐng)示報(bào)告制度5、安全保密制度

旅行出差事務(wù)管理

一、出差前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作

二、預(yù)定車、船、機(jī)票

三、安排住宿

四、準(zhǔn)備好攜帶的用品

五、臨行前的工作安排

六、與上司一起出行時(shí)做好旅行服務(wù) 印信管理

一、印章的使用和管理

1、印章的作用(1)標(biāo)志作用(2)法律作用(3)辨?zhèn)巫饔?、印章的種類3、印章的啟用(1)印章的刻制必須由本機(jī)關(guān)、本部門申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)到公安部門辦理手續(xù)后，再到制定的刻字單位刻制(2)印章的大小、樣式、名稱、文字、字體、質(zhì)料等，必須遵守有關(guān)部門的規(guī)定(3)印章的啟用必須經(jīng)過(guò)山脊機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并正式行文(4)印章因損壞或單位撤并、改名等原因停止使用，應(yīng)及時(shí)上交原制發(fā)機(jī)關(guān)，并按規(guī)定封存或銷毀4、印章的保管使用(1)印章應(yīng)由可靠的專人保管，并遵循保密原則，將其存放在保險(xiǎn)箱或加鎖的抽屜里(2)秘書人員使用印章之前，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并要做登記(3)秘書人員在公文上用印時(shí)，一定要執(zhí)意位置準(zhǔn)確，印章要端正、清晰

二、介紹信的使用和管理

1、介紹信的形式2、介紹信的種類(1)行政介紹信(2)組織信(3)專用介紹信3、介紹信的管理(1)介紹信由秘書人員負(fù)責(zé)保管、填寫或撰寫(2)秘書人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，如實(shí)寫出被派遣人的真實(shí)姓名和身份，簡(jiǎn)明清楚地寫出索要聯(lián)系和班里的事項(xiàng)(3)介紹新藥書寫工整，不許涂抹，如有涂抹，應(yīng)在改動(dòng)的地方加蓋公章(4)一封介紹信只能寫給一個(gè)單位，要防止介紹信被濫用

保密事務(wù)管理

一、機(jī)要保密的內(nèi)容(一)

秘密的范圍1、國(guó)家秘密的范圍(1)國(guó)家事務(wù)的重大決策中的秘密事項(xiàng)(2)國(guó)防建設(shè)和武裝力量中的秘密事項(xiàng)(3)外交和外事活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)以及對(duì)外承擔(dān)保密任務(wù)的事項(xiàng)(4)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的秘密(5)科學(xué)技術(shù)中的秘密(6)維護(hù)國(guó)家安全活動(dòng)和追捕刑事犯罪中的秘密事項(xiàng)(7)其他經(jīng)國(guó)家工作部門確定應(yīng)當(dāng)保守的國(guó)家秘密事項(xiàng)2、秘書人員職業(yè)秘密范圍(1)公文秘密(2)決策秘密(3)商業(yè)機(jī)密(4)會(huì)議機(jī)密(5)信訪機(jī)密(6)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)密

(二)秘密的等級(jí)1、絕密2、機(jī)密3、秘密

(三)機(jī)要保密的任務(wù)1、公文保密2、會(huì)議保密3、通訊保密4、電腦保密5、涉外保密

二、機(jī)要保密的紀(jì)律要求1、保密紀(jì)律2、保密責(zé)任 辦公室用品管理

一、辦公室器械管理 二、辦公室用品管理 三、經(jīng)費(fèi)管理 辦公室效率與時(shí)間管理

一、制定工作計(jì)劃

(一)制定計(jì)劃的原則1、講究效率2、內(nèi)外兼顧

(二)、計(jì)劃安排的變更和調(diào)整

二、安排約會(huì)

三、巧妙擋駕

四、辦公室時(shí)間管理(一)充分利用時(shí)間1、目標(biāo)原則2、整體原則3、彈性原則4、、最佳原則5、立體原則(二)雷厲風(fēng)行的作(三)風(fēng)優(yōu)化機(jī)制(四)掌握現(xiàn)代化的辦公手段

會(huì)議

會(huì)議的類型

一、按照會(huì)議規(guī)模劃分1、小型會(huì)議2、中型會(huì)議3、大型會(huì)議4、特大型會(huì)議

二、按照會(huì)議階段劃分1、預(yù)備會(huì)議2、正式會(huì)議

三、按照會(huì)議時(shí)間劃分1、定期會(huì)議2、不定期會(huì)議

四、按照會(huì)議形式劃分1、定場(chǎng)會(huì)議2、移場(chǎng)會(huì)議

五、按照會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)劃分(一)法定性會(huì)議1、黨代會(huì)2、人代會(huì)3、團(tuán)代會(huì)4、婦代會(huì)5、職代會(huì)(二)決策性會(huì)議1、常代會(huì)2、黨組會(huì)3、行政會(huì)4、董事會(huì)(三)工作性會(huì)議1、動(dòng)員會(huì)2、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)3、電視(話)會(huì)4、總結(jié)會(huì)(四)學(xué)術(shù)性會(huì)議1、研討會(huì)2、論證會(huì)3、務(wù)虛會(huì)(五)顯示性會(huì)議1、紀(jì)念會(huì)2、慶祝會(huì)3、表彰會(huì)4、命名會(huì)(六)會(huì)商性會(huì)議1、聯(lián)席會(huì)2、會(huì)商會(huì)3、座談會(huì)(七)1、新聞發(fā)布會(huì)2、記者招待會(huì)3、報(bào)告會(huì)4、咨詢會(huì) 會(huì)議籌備工作流程 起草會(huì)議文件

一、會(huì)議報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、決議(決定)、經(jīng)驗(yàn)交流材料、主持詞、選舉說(shuō)明 二會(huì)議須知1、會(huì)議日期2、作息時(shí)間3、參觀路線4、會(huì)議編組5、注意事項(xiàng) 發(fā)出會(huì)議通知

一、會(huì)議通知的種類1、按通知送達(dá)方式分(1)書面通知(2)電報(bào)通知(3)電話通知(4)電子郵件通知2、按通知內(nèi)容分(1)預(yù)備通知(2)正式通知

二、會(huì)議通知的內(nèi)容

三、會(huì)議通知的擬寫 制作會(huì)議證件

一、代表證 二、主席團(tuán)證 三、出席證 四、列席證 五、選舉工作證 六、記者證 七、工作人員證 八、車輛通行證 九、簽到證

布置會(huì)場(chǎng)

一、會(huì)場(chǎng)布置的基本要求 二、會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)布置1、會(huì)徽2、紅旗3、會(huì)標(biāo)與回頭標(biāo)4、桌椅5、話筒與磁帶(碟片)6、投影和影視放映設(shè)備7、席卡8、花草9、茶水與方巾 三、會(huì)場(chǎng)座次的安排1、主席臺(tái)座次的安排2、代表席座次的安排3、黨的委員會(huì)會(huì)議的座次安排4、電視電話會(huì)議5、座談會(huì)、茶話會(huì)、歡送會(huì)等會(huì)議 四、分組討論的會(huì)場(chǎng)安排

會(huì)議的組織工作

一、會(huì)議簽到1、手工簽到2、電子簽到 二、組織會(huì)議記錄1、安排記錄人員2、會(huì)議記錄的方法3、會(huì)議記錄的整理 三、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或情況反映1、注意典型性和代表性2、注意真實(shí)性和公正性3、體現(xiàn)快速性和簡(jiǎn)短性4、注意保密性和安全性 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算 會(huì)議規(guī)則

一、會(huì)期規(guī)則(一)權(quán)力機(jī)關(guān)的會(huì)期1、我國(guó)憲法規(guī)定，全國(guó)人民代表大會(huì)會(huì)議每年舉行一次2、第一季度舉行;每屆人大第一次會(huì)議兩個(gè)月內(nèi)舉行(二)行政機(jī)關(guān)的會(huì)期(政府全體會(huì)議原則上半年召開(kāi)一次，常務(wù)會(huì)議每周召開(kāi)一次。)(三)黨團(tuán)組織的會(huì)期(《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》對(duì)黨的會(huì)期做出了規(guī)定。黨的全國(guó)人民代表大會(huì)每5年舉行一次。認(rèn)為有必要，或者有三分之一以上的省一級(jí)組織提出要求，可以提前舉行。市轄區(qū)每3年舉行一次)(四)其他組織的會(huì)期(《中華全國(guó)婦女聯(lián)合會(huì)章程》規(guī)定，全國(guó)婦女代表大會(huì)每5年舉行一次，在特殊的情況下，經(jīng)執(zhí)委會(huì)討論決定，可以提前行貨延期召開(kāi)。全國(guó)婦聯(lián)執(zhí)委會(huì)全體會(huì)議，每年舉行一次。)

二、會(huì)議成員規(guī)則(一)權(quán)力機(jī)關(guān)會(huì)議成員規(guī)則(二)行政機(jī)關(guān)的會(huì)議成員規(guī)則(三)社會(huì)團(tuán)體的會(huì)議成員規(guī)則

三、議事規(guī)則(一)法定人數(shù)規(guī)則(二)召集人數(shù)規(guī)則(三)發(fā)言規(guī)則1、發(fā)言的順序2、發(fā)言的次數(shù)和時(shí)間3、必經(jīng)許可4、發(fā)言受法律保護(hù)(四)議事方式規(guī)定

四、會(huì)議程序規(guī)則 五、審議程序規(guī)則 六、選舉程序規(guī)則 七、立法程序規(guī)則 八、表決規(guī)則(一)口頭表決(二)舉手表決(三)投票表決(四)鼓掌表決 九、國(guó)際會(huì)議規(guī)則(一)國(guó)際會(huì)議的召開(kāi)(二)會(huì)議代表(三)會(huì)議主席(四)會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)(五)議事規(guī)則 會(huì)議生活服務(wù)工總

一、食宿安排1、住房安排2、飲食安排3、居住服務(wù) 文書的分類

一、根據(jù)主人即制作主體的性質(zhì)分1、私務(wù)文書(個(gè)人、家庭或家族在處理私人事務(wù)或同外界交往中形成、使用的文字材料)2、公務(wù)文書(機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等為主體在處理公務(wù)、實(shí)施管理、聯(lián)系事項(xiàng)、記在活動(dòng)過(guò)程中形成、使用的文字材料)

@行政機(jī)關(guān)公文定義，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 文書形式的質(zhì)量要求

一、結(jié)構(gòu)安排得當(dāng) 二、文面設(shè)計(jì)規(guī)范 三、標(biāo)識(shí)符合要求 公文處理

一、發(fā)文辦理1、注發(fā)2、編號(hào)3、繕校4、用印5、封發(fā)6、投送 二、收文管理1、接收2、登記3、擬辦4、批辦5、分發(fā)6、傳閱7、承辦8、催辦9、辦復(fù) 秘書與信訪工作

一、信訪有以下要素構(gòu)成(一)信訪人(二)信訪受理者(三)信訪事項(xiàng)(四)信訪工作方式(五)信訪工作效果 二、信訪工作的特點(diǎn)(一)群眾性(二)經(jīng)常性(三)政策性(四)思想性

來(lái)信處理的程序

1、啟信2、閱信3、轉(zhuǎn)信4、報(bào)信5、查信6、復(fù)信 來(lái)訪接待的程序

1、接待2、登記3、接談4、處理5、回訪 對(duì)群體上訪的處理

1、穩(wěn)定情緒，控制局面2、摸清情況，研究措施3、領(lǐng)導(dǎo)出面，協(xié)調(diào)處理4、區(qū)別情況，恰當(dāng)處理 案件查辦

一、信訪案件辦理的程序1、初步核實(shí)2、立案3、轉(zhuǎn)交4、催辦5、回報(bào)6、結(jié)案 二、信訪信息的特點(diǎn)1、廣泛性2、靈敏性3、直接性4、負(fù)反饋性

三、信訪信息的作用1、領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)2、了解下情的渠道3、民主監(jiān)督的線索 四、信訪信息的反映程序1、單位反映2、專題反映3、綜合反映 秘書與檔案工作

一、檔案的種類(一)從年代上分1、古代檔案(1840年以前形成的檔案)2、近代檔案(1840~1949年形成的檔案)3、現(xiàn)代檔案(1949年以后形成的檔案)(二)從內(nèi)容上劃分1、文書檔案2、科技檔案3、專業(yè)檔案(三)從載體上劃分1、甲骨檔案2、金石檔案3、簡(jiǎn)牘檔案4、綿帛檔案5、紙質(zhì)檔案6、膠片磁帶檔案7、電子檔案

二、文卷歸檔步驟1、辦理完畢的文件才能作為檔案保存2、對(duì)日后工作和活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存3、按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)，才能最后成為檔案

三、立卷歸檔(一)歸檔范圍1、應(yīng)該歸檔的文件材料2、不應(yīng)該歸檔的文件材料(二)歸檔時(shí)間(本年形成的文件，在年底立卷后，應(yīng)于第二年上半年6月份之前歸檔完畢)(三)歸檔要求1、歸檔文件按規(guī)定立卷分類，立成的案卷能正確反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的基本歷史面貌，便于保管和利用2、卷內(nèi)文件按次序排列、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄，填好封面，注明保管期限3、案卷之間排列有序、編號(hào)并編制案卷目錄

檔案整理工作的內(nèi)容

@一、全宗的含義：是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體。 二、全宗內(nèi)檔案的分類 (一)復(fù)式分類法1、“年度——組織機(jī)構(gòu)”分類法2、“組織機(jī)構(gòu)——年度”分類法3、“年度——問(wèn)題”分類法4、“問(wèn)題——年度”分類法 三、檔案保管的基本物質(zhì)條件1、檔案庫(kù)房2、檔案裝具3、包裝材料4、設(shè)備5、消耗品 四、檔案保管的內(nèi)容1、檔案上架2、檔案保護(hù) 檔案劃分的保管期限

我國(guó)對(duì)檔案利用有明確的法律規(guī)定。《中華人民共和國(guó)檔案法》第十九條規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于三十年。”“中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已開(kāi)放的檔案。”

信息

一、信息的來(lái)源1、工文件包2、統(tǒng)計(jì)圖表3、調(diào)研報(bào)告4、新聞媒介5、會(huì)議活動(dòng)6、來(lái)信來(lái)訪7、電話通訊8、橫向聯(lián)系

二、信息的工作流程(手機(jī)、整理、傳遞、儲(chǔ)存) 三、、信息的加工(一)信息加工的要求(二)信息加工的方法1、綜合加工2、提煉加工3、推導(dǎo)加工(三)信息的編寫1、直接性2、真實(shí)性3、準(zhǔn)確性4、伸縮性5、樸實(shí)性6、新穎性

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