有關(guān)高效時間管理

由天下分享時間：2022-04-08 11:55:18 加入收藏我要投稿點贊

有效的時間管理可以讓企業(yè)提高工作效率，減少管理成本，在規(guī)定時間內(nèi)完成超額的任務(wù)。下面小編給大家分享有關(guān)高效時間管理內(nèi)容，希望能夠幫助大家!

有關(guān)高效時間管理

首先，也是時間管理最淺顯和基礎(chǔ)的內(nèi)容：通過3張表，完成對時間的規(guī)劃和管理，分別是項目進度表；日歷表；日計劃表

合理安排完時間還不夠，還需要讓這些時間能夠得到產(chǎn)出。所以你需要改善行動方法，提高行動效率：面對復(fù)雜任務(wù)的預(yù)處理動作；敏捷工作法。

在復(fù)雜的工作環(huán)境中，管理好自己的時間還不夠，有時候你還需要管理合作者的時間：首先你需要養(yǎng)成透明溝通的習慣，然后做好對上和對下的時間管理

學會以上這些之后，你離高手還差最后一步：心態(tài)。你要學會與忙碌相處，避免忙到?jīng)]有時間做學習、改進、提高工作效率、做計劃。

三張表管理好時間

讓我們從最淺顯的時間管理工具開始。課程里介紹了3張表，分別是：

① 項目進度表：

針對跨度時間長，內(nèi)容多且復(fù)雜的項目，制作項目進度表。將復(fù)雜的項目拆分，為子項目設(shè)立具體的截止日期，并且如果項目需要別人的配合，一定要在這張表里責任到人。并且為了追蹤項目進度，還可以用顏色來劃分項目執(zhí)行的情況，如紅色代表落后進度等。

我個人覺得，這張表比較適合做完之后打印出來貼在辦公桌上，以便實時查看。每隔一段時間，打印一張更新了進度的表格，重新貼上。

如果是多人協(xié)作的話，類似于Teambition和Tower這類的平臺都是非常不錯的！

② 日歷表：

這個應(yīng)該都不陌生，根據(jù)具體的事件和事件，將它們放入日歷表中。手機的日歷，outlook的calendar，或者其他日程軟件都可以幫助完成這項工作。

Outlook中的Calendar功能

安排的時候有幾個注意事項

1）重要的事情優(yōu)先安排，如特定的紀念日、有明確截止日期的事情，長期投資能夠帶來巨大紅利的事情（如閱讀）

2）給自己留出20%的緩沖時間，以便應(yīng)對突發(fā)狀況

我常使用的軟件是時間積木，也是一款非常好用的日程管理軟件。有這么幾個特點：

1）可以同步iphone的日歷。iphone的日歷可以起到“過渡”的作用，幫助時間積木同步outlook的日歷

2）除了日歷系統(tǒng)外，還有帶待辦系統(tǒng)和記事系統(tǒng)。并且支持將記錄的事項拖動到日歷中，操作非常方便。沒有完成的待辦事項會自動延到下一天，直到完成為止，這是我非常喜歡的地方。

3）顏值非常高，可以對不同的事項設(shè)置不同的顏色。一眼看過去賞心悅目。

4）還有搜索的功能，幫助搜索曾經(jīng)記下過的待辦、日程、備忘。

③ 日計劃表：

針對日歷表的內(nèi)容，更進一步細化，寫出當日的安排。課程建議在每天的早上寫計劃，下班前針對這張表進行核對，把做完的劃掉。

之前看到開智學堂推薦的一篇文章，講的是如何寫日報。

日報的內(nèi)容如下：

Todo : 你的目標

Done：已完成任務(wù)

如果想要容納更多內(nèi)容可以用更詳細的版本：

Info: 存儲海量信息

Todo：分配當日任務(wù)

Done: 記錄完成任務(wù)

Flow：心流管理

Question：推進事項中待解決的問題

Need：你需要誰的協(xié)助？

我在嘗試了一個多月后，在這個方法的基礎(chǔ)上，做了些調(diào)整，改成了我的每日計劃表。工具使用的是幕布。

模板如下：

今天的安排：早上把今天需要做的事情寫下（時間安排為當天工作時間的50%~80%）

突發(fā)任務(wù)：單獨列出這部分的內(nèi)容，是為了提高合理安排工作的能力，突發(fā)的任務(wù)有兩種，一是上級突然布置的，二是因為之前的工作預(yù)判失誤，導致重要不緊急的工作慢慢演變成了重要且緊急的任務(wù)。需要提高預(yù)判能力，盡量減少這部分的工作內(nèi)容。

未完成的任務(wù)：結(jié)束一天工作后，將沒完成的內(nèi)容單獨列出，為第二天的工作安排做準備。

高效的時間管理法則

（一）細微邊界法則

細微邊界法則是指時間上的細微差別可能導致最終結(jié)果上的巨大差異，即所謂“失之毫厘，差之千里”。

細微邊界法則在生活中無處不在，如因一分之差錯過了列車，可能要再花幾個小時或更長時間等待下一列；搶救危重病人延誤一分鐘，可能會奪去病人的生命；而在比賽中慢了一秒鐘，就可能與獎牌擦肩而過……細微邊界法則在經(jīng)濟領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突出，現(xiàn)代市場競爭已經(jīng)由“大魚吃小魚”轉(zhuǎn)變?yōu)椤翱祠~吃慢魚”，企業(yè)間在對市場反應(yīng)速度上的細微差距，可能導致利潤率上的天壤之別。英特爾公司就是因為總能比競爭對手快一步推出性能更高的處理器，成功攫取了CPU市場80%的利潤。而那些動作總比別人慢半拍的企業(yè)，均難以擺脫最終覆滅的命運。

細微邊界法則告訴我們，決定一個人能否成功，有時不在于其是否比別人付出了更多的辛苦，而在于其是否比別人先行一步。先行一步天地寬，搶先一步，就會領(lǐng)略到別樣的風景，就會占盡先機，而辦事拖拉、沒有時間觀念，就可能因一步趕不上，而步步趕不上。為此我們必須增強時間觀念，無論做什么事情，都要有時不我待的緊迫感，早謀劃、早準備、早著手，這樣才會在工作和生活中爭取主動；凡事都要打好時間提前量，這樣才會避免因一步之差而與成功失之交臂的遺憾。

（二）帕累托法則

帕累托法則又稱80/20法則，是由英國經(jīng)濟學家和社會學家帕累托發(fā)現(xiàn)的，最初只限定于經(jīng)濟學領(lǐng)域，后來這一法則也被推廣到社會生活的各個領(lǐng)域，且深為人們所認同。帕累托法則是指在任何大系統(tǒng)中，約80%的結(jié)果是由該系統(tǒng)中約20%的變量產(chǎn)生的。例如，在企業(yè)中，通常80%的利潤來自于20%的項目或重要客戶；經(jīng)濟學家認為，20%的人掌握著80%的財富；心理學家認為，20%的人身上集中了80%的智慧等。具體到時間管理領(lǐng)域是指大約20%的重要項目能帶來整個工作成果的80%。并且在很多情況下，工作的頭20%時間會帶來所有效益的80%。

帕累托法則對我們的啟示是：大智有所不慮，大巧有所不為。工作中應(yīng)避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效，出色地完成無關(guān)緊要的工作是最浪費時間的。你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。工作中我們要學會“不釣小魚釣鯨魚”，如果你抓了100條小魚，你所擁有的不過是滿滿一桶魚，但如果你抓住了一條鯨魚，你就不枉此行了。

（三）黃金三小時法則

黃金三小時法則認為，早晨5～8點是人一天中效率最高的三小時。一天之計在于晨，早晨頭腦最清醒、精力最充沛、思維最活躍、環(huán)境最安寧、注意力最集中、心情最愉悅，而且由于剛剛醒來，收集睡眠中的潛意識也最全，在這一時段工作一小時相當于其他時段工作三個小時。當你早早起床開始工作時，你甚至能在正常的工作時間來臨前完成一天的工作，這樣即將開始的一天就是你多賺出來的。

黃金三小時法則告訴我們，應(yīng)該利用一天中效率最高的時段去完成一天中最重要的工作，以達到事半功倍的效果。當然，由于生物鐘的不同，黃金三小時的具體時段可能因人而異，但這并不影響此法則作用的發(fā)揮。我們應(yīng)該在生活中多體會，以便找出自己的黃金三小時并利用好它，達到一天等于兩天的效果。

黃金三小時法則還可以進一步擴展，我們可以把每星期的第一天作為黃金時段，處理完一星期最重要的工作，把每個月的第一星期作為黃金時段，處理完一個月最重要的工作。如果你做到了這一點，你就搶占了時間爭奪戰(zhàn)中的每一個制高點，并獲得了一支強大的時間預(yù)備隊，無論將其使用到哪一個方向，都會在那里取得壓倒性的優(yōu)勢。

（四）帕金森法則

帕金森法則認為，工作在最終期限到來前是不可能被完成的。這一法則實際上是依賴人與生俱來的惰性和對最后期限的潛意識發(fā)揮作用。人們會下意識地根據(jù)完成時限的遠近把工作分為三六九等，完成時限越近，人們對某項工作的關(guān)注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作，會促使人們挖掘自身的潛能，調(diào)動一切資源保證任務(wù)按期完成；而那些完成時限較遠或可以被無限期推遲的工作往往被束之高閣。

帕金森法則對我們的啟示是，為避免拖拉、克服惰性，應(yīng)該為工作設(shè)置盡可能短的完成時限，通過時間的壓力保持工作的動力，使每一項工作都能在第一時間完成，以便爭取主動；對于那些對未來起重要作用的長遠目標和長遠規(guī)劃，則應(yīng)進行合理分解，細化為在每一階段可完成的小目標，并設(shè)定嚴格的時限，以避免這些重要而不緊急的任務(wù)在日常工作中被忽視，出現(xiàn)平時不燒香、臨時抱佛腳的被動局面。

（五）學習曲線法則

學習曲線法則是指在一個合理的時間段內(nèi)，連續(xù)進行有固定模式的重復(fù)工作，工作效率會按照一定的比率遞增，從而使單位任務(wù)量耗時呈現(xiàn)一條向下的曲線。學習曲線效應(yīng)是在以下兩種因素的共同作用下產(chǎn)生的：一是熟能生巧，連續(xù)進行有固定套路的工作，操作會越來越熟練，完成單位任務(wù)量的工作時間會越來越短；二是規(guī)模效應(yīng)，生產(chǎn)10件產(chǎn)品與100件產(chǎn)品所需要的生產(chǎn)準備時間、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)間的轉(zhuǎn)換時間是一樣的，因此一次生產(chǎn)的產(chǎn)品越多，分攤到每件產(chǎn)品上的準備時間和轉(zhuǎn)換時間越少，單位生產(chǎn)效率越高。

學習曲線法則告訴我們，應(yīng)盡量集中處理性質(zhì)相同的事務(wù)性工作，如一次性處理具有相同性質(zhì)的所有文件，一次性打完所有的溝通電話，一次購齊所需的生活用品，一次性做完所有家務(wù)等。這樣既有利于提高工作的熟練程度，又能通過批量作業(yè)減少準備工作和中間環(huán)節(jié)占用的時間，從而達到節(jié)約時間、提高效率的目的。

（六）反效法則

反效法則是報酬遞減法則的進一步發(fā)展和極端化，是指當超負荷工作過長的時間后，由于注意力不集中、頭腦不清醒導致失誤發(fā)生，造成難以彌補的損失或工作的延誤，出現(xiàn)得不償失的結(jié)果。反效法則最典型的例子是疲勞駕駛導致車禍的發(fā)生，最普遍的例子是在電腦前工作時間過長后發(fā)生的誤操作，導致重要文件被刪除或重要數(shù)據(jù)丟失。

反效法則告誡我們，必須掌控好工作與生活的節(jié)奏，做到有張有弛，高負荷工作一段時間以后，必須強迫自己休息一段時間。為避免反效法則的發(fā)生，應(yīng)該養(yǎng)成一些良好的工作習慣，如及時備份電腦中重要的數(shù)據(jù)與文件，設(shè)置應(yīng)急處理系統(tǒng)等。但避免反效法則發(fā)生的最好辦法還是做好時間計劃，對于有時間壓力的任務(wù)、重要的任務(wù)，要未雨綢繆，早做打算、提前入手，爭取主動，這樣才會避免因趕工造成長時間、超負荷工作的情況發(fā)生，從而避免負面效用的出現(xiàn)。

（七）聚光法則

只有把陽光聚集到一點，才能產(chǎn)生足夠的熱量把火炬點燃。同樣，聚光法則認為，只有把有限的時間聚焦到重要的目標上，才能保證事業(yè)上的成功。目標過于分散等于沒有目標，把有限的時間分散到眾多的目標上，就像把有限的資金在眾多的項目上撒胡椒面，最終只能導致每一個項目都虎頭蛇尾、半途而廢。如果把寶貴的時間投資都用來建設(shè)爛尾樓和半截子工程，最終將使你的時間賬戶徹底破產(chǎn)，導致你一事無成。

3聚光法則對我們的啟示是：專注與執(zhí)著是成功的關(guān)鍵。我們在工作中應(yīng)該養(yǎng)成聚精會神的習慣，避免過多目標的誘惑，一次應(yīng)只瞄準一個目標。一旦開始某項工作，就應(yīng)堅持不懈地做下去，直接獲得令人滿意的結(jié)果，不干則已，干則一次把事情做到最好，否則返工將會使你所花費的時間成倍增長。行百里者半九十時，能否完成最后10%的工作，是決定一件事情最終成功還是失敗的關(guān)鍵。許多人之所以沒有成功，就是因為在完成90%的工作后以為大功告成而轉(zhuǎn)移了視線，最終導致工作的半途而廢，也使寶貴的時間被白白浪費。

高效時間管理的8大法則

一、目標設(shè)定

時間管理是管理自己的行為，那么，要讓自己的行為都有效率和效果，前提是要設(shè)定行為的目標是什么。

我要在今年考上某某高校的研究生，我明天要說服客戶和我簽訂某份合同，我要下個月要去____行走……這些都是目標。

目標設(shè)計及管理

目標的分類，根據(jù)每個人的不同進行不同的分類，比如我個人有家庭目標、事業(yè)目標、財富目標、健康目標等。

二、分解目標

年度目標切割成季度目標，列出清單，每一季度要做哪一些事情；

季度目標切割成月目標，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標的情形便及時調(diào)整過來；

分解目標

每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來。

三、優(yōu)先級做計劃，要事第一